In Borås betrug die gesamte Fläche für Büros, Lager, Produktion und Labors ca 30.000 qm, gebaut in mehreren Phasen. Die erste Phase startete in 1993. Damals gab es 1.300 Mitarbeiter mit einem Durchschnittsalter von 25 Jahren, davon etwa 30% Frauen. 900 Mitarbeiter waren in Fabrik und Konfektion beschäftigt, 400 in Management und Support.

Die Gruppe kauft, entwickelt oder least die benötigten Facilities über den Ericsson Real Estate Management Bereich (REM), der weltweit ca. 1.500.000 qm Produktionsfläche und 2.300.000 qm Büro- und Laborfläche managed. REM’s aktuelle Mission (1998) ist „die Belieferung von Ericsson Mitarbeitern mit produktiver Arbeitsfläche und Arbeitsumgebung besser als andere Lieferanten“. REM hat 2 Bereiche, die sich mit Beschaffung und fortlaufendem Management beschäftigten.

Entscheidungen bzgl. Bauen oder Mieten, Kapitalkosten, Mietlevels, Finanzen und Standards beeinflussen den Property Markt in der Region. In einem Ort wie Borås mit einem erhöhten Bedarf an Flexibilität, beeinflußt das außerdem die gesamte Planung der Region.

Einige strategische Arbeitsgruppen in EMW’s Entwicklung beschäftigten sich mit neuen Arbeitsmethoden, Simultaneous Engineering, Just-in-Time Production, Stimulierung der Kreativität, Flexibilität in der Erreichung kürzerer Produktentwicklungen, höhere Produktivität und Qualität. All diese Aktivitäten haben zu einer neuen Abschätzung von Flächendesign und Flächenbedarf geführt. Die Änderungsrate ist extrem hoch – 75% der heutigen Telekommunikationsprodukte existierten vor 3 Jahren nicht einmal. Deshalb wurde Flexibilität zu einer zentralen Aufgabe mit 3 Aspekten: technologisch, organisatorisch und in bezug auf Gebäude.

Andere Punkte für REM sind: Verbesserung des Facility Management, Entwicklung von Techniken für die Evaluation von Arbeitsfläche, um faire Mieten weiter berechnen zu können, und die Entwicklung von offenen Systemen, da es oftmals keine spezifischen Kunden gab. Das Ziel sind gut funktionierende Arbeitsflächen und nicht etwa Arbeitsflächen nach irgendwelchen Standards. Die Kosten der Flächen betragen etwa 10% der Personalkosten, deshalb führt eine 1%-tige Reduktion der Produktivität durch nicht adäquat genutzte Fläche zu einem 10%-tigen Anstieg der Flächeneffizienz.

Im einem Workshop, und mit verbunden Besuchen der Produktionsstätte, wurden detaillierte Informationen über die Organisation, Veränderungsmuster, Aufgabenverteilung, Notwendigkeit von zufälligen Interaktionen, Steuerungssysteme, Arbeitsgruppen und Trainingsbedarf erhoben. Wachsende Autonomie und das Erreichen einer Balance zwischen Stabilität und Veränderung waren wichtige Punkte im Visier der Arbeitsgruppe.

Zur selben Zeit wurden Umgebungsbedingungen (Geräuschpegel, Lichtverhältnisse, Ventilation für Dämpfe durch Löten, Wärme- und Kälteausstrahlung), Energieeffizienz und die Beschaffung von technischen Services beschrieben. Die Emission von zufälligen Substanzen aus Baumaterialien wurde streng kontrolliert. Die Fabrik sollte im Jahr 1999 die Zertifizierung nach ISO 14000 erreichen. Darüber hinaus wurde ebenfalls die Abfallentsorgung und Recyclingsysteme betrachtet.

Eine vor kurzem gemachte Neukonstruktion mit verändertem Design erlaubte, das gleiche System auf Büro-, Lager- und andere Produktionsflächen anzuwenden. Basierend auf einem Raster von 2,7m * 2,7m konnte 3 Flächentypen mit einer Tiefe von 16,7m zur Verfügung gestellt werden. Veränderungen des Layouts wurden oft benötigt – was vorher 4-5 Tage dauerte, kann heute in Stunden erreicht werden. Zentraler Punkt bei der Flexibilität ist das hoch flexible und adaptierbare Thorsman InduSign Service Standard System mit skalierbaren Höchstgrenzen. Thorsman ist natürlich einer des Netzwerkpartner. Dieses System kann angepaßt werden auf Elektrizität, elektrostatische Entladungssysteme, Telefonleitungen, Computerverbindungen, Luftdruck und Ventilation. Die Plazierung von Services innerhalb der Dachlücken machte die Wartung leicht und sicher. Die Service Standards garantierten eine integrierte Lösung an technische Anforderungen, funktionale Bedürfnisse, Effizienz in der Flächennutzung, Steuerung von ästhetischen und Umweltbedingungen.

Sicherheit, bezogen auf das Risiko von Feuer und Unfällen, wurde die Basis für eine Risk Management Policy. Hier tauchten Interessenkonflikte auf, z.B. zwischen offenen und flexiblen Arbeitsflächen und dem Risiko der Verbreitung von Rauch und Feuer.

Die Effizienz der Flächennutzung wurde ständig überwacht und mit REM Performance Indikatoren ausgewertet. Der Wert und die Schwierigkeiten in der Anwendung dieses Systems wurden diskutiert.

Angemessene Aufmerksamkeit wurde auch weniger greifbaren Umgebungs- und sozialen Aspekten geschenkt.: Möglichkeiten zur Muße und für sportliche Aktivitäten, geräumig Ausblick auf das Tageslicht und die Landschaft durch begrenzte Gebäudetiefe und Fensterdesign sowie ein innovativer Einsatz von Farbgebung und innerem Design.

Der Arbeitsflächen-Entscheidungsprozess geht kontinuierlich weiter. Ein Werkzeug dazu ist das PROPS General Project Model. Ein anderes ist ein System mit vergleichbaren Schlüsselwerten und Methoden für quantifizierbare Werte und subjektive Einstellungen. Letzteres wird durch Vorher-Nacher-Befragungen gemessen, die zweimal im Jahr weltweit bei allen Ericsson Mitarbeitern durchgeführt werden und mit denen Einstellungen und Meinungen zu einer Reihe von Aspekten inkl. der Arbeitsplätze untersucht werden.

Die Arbeitsgruppe beachtete und diskutierte zudem die Meinung der Akteure im Entscheidungsprozess – hauptsächlich aus Flächenmanagement und REM – und auch die verschiedenen Interessen der Eigentümer, der Nutzer und des lokalen Flächenmanagement. Der finanzielle Wert ist wichtig für den ersteren und der Wert des Image für alle drei.

Die Geschichte der Chronologie aller Phasen des Projektes wurde präsentiert und das Feedback der Phasen 1 und 2 wurden in den aktuellen Fall eingebaut.